Exemple de coaching d’organisation : Raviver la motivation des acteurs communaux de La Bruyère

Il y a quelques mois, nous avons été contactés par la responsable des ressources humaines de la commune de La Bruyère. Elle nous a demandé de travailler sur l'esprit d'équipe et de renforcer la qualité d'accueil au public. Elle sentait poindre la démotivation générale. 

Le Collège communal, constitué du Bourgmestre et des échevins, s’inquiétait de cette situation et souhaitait initier un changement culturel. Tous craignaient que le service à la population en soit altéré. La responsable RH sollicitait donc nos compétences de Coach en entreprise et organisation afin de voir si nous avions des accompagnements pour améliorer la situation.


1ère étape du coaching d’organisation : écouter pour identifier le problème

Nous avons organisé une première réunion avec les ressources humaines et le comité de direction de la commune afin de bien cerner le problème et ce qui était en jeu. 

Une administration communale est une organisation un peu particulière. Elle est composée de plusieurs niveaux de pouvoir. 

Il y a tout d’abord les élus qui constituent le Conseil communal ainsi que le Collège des Bourgmestre et échevins. Ils sont susceptibles de changer tous les 6 ans puisque soumis aux élections. 

En dessous de ce pouvoir politique, il y a ceux qui mettent en œuvre les décisions des élus et “font tourner la commune”. A leur tête, le Comité de Direction. La base active de la commune repose sur tous les acteurs communaux : responsables, employés communaux, ouvriers communaux, etc. 

Si tous les 6 ans le pouvoir politique est susceptible de changer, ce n’est pas le cas du Comité de Direction et des acteurs communaux. Eux sont là souvent depuis beaucoup plus longtemps que les élus et resteront encore longtemps après. Comme la qualité du service à la population repose à ce niveau, toute démotivation ou résistance au changement peut gripper les rouages


La 2e étape du coaching d’organisation : notre proposition de coaching d’équipe   

Après avoir étudié entre nous la situation, nous avons créé une solution de coaching d’équipe innovante qui allait pouvoir transformer la situation. Notre intention n’était pas seulement de la débloquer mais de redonner un nouvel élan à la commune. Nous voulions qu’à l’issue de ce coaching organisationnel, tous puissent retrouver la motivation à travailler pour le bien commun

Nous avons donc proposé au Collège, au Comité de Direction et aux Ressources Humaines de travailler sur les Valeurs.

Les valeurs sont la base de toute organisation ou entreprise. Elles agissent comme un liant qui aligne les décisions avec les actions. 

Nous constatons dans nos coachings d’entreprises, que souvent, lorsque les valeurs ne sont pas claires ou restent au niveau de la direction, il y a comme une perte de sens au niveau de la base. Les valeurs individuelles l'emportent alors sur la vision générale de l’entreprise. C’est un peu comme si, en aviron, tous les rameurs visaient leur propre direction. L’embarcation avance en zigzaguant de façon non coordonnée. Chacun s'épuise, critique les autres et finit par ne plus avoir envie de ramer. 

Nous avons donc proposé de réunir tous les acteurs de la commune et d’identifier les 4 valeurs fondamentales auxquelles tous, quel que soit son niveau de pouvoir, sa fonction ou son job, pouvaient s’identifier.

La mission :

  1. Identifier les 4 valeurs fondamentales de la Commune de La Bruyère
  2. Trouver pour chaque valeur 4 attitudes alignées

Ces 4 valeurs détaillées en 4 attitudes constitueraient la Charte communale que tout le monde s’engagerait à respecter.


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Le défi du coaching : "Ça m’étonnerait que ça marche !”

Si certains étaient séduits par la proposition, le Bourgmestre nous a exprimé son scepticisme. Il doutait de l’efficacité d’un coaching. Mais, comme il faisait confiance aux membres du Collège, il approuva la démarche avec une petite pointe de mise au défi. 

Chez Wolfpack Coaching, c’est le genre de réaction qu’on adore ! Loin de nous décourager, elle nous motive encore plus. Comme nous vous le disions dans l’article qui présentait les clés d’un Stage Commando pour un coaching d’entreprise, nous aimons relever les défis. Celui-ci était de taille et toute l’équipe était prête à s’engager ! 

Le Collège choisit 1 valeur sur les 4

Après quelques discussions, le Collège n’a pas souhaité participer à la grande séance de coaching d’équipe. Ils souhaitaient que la Charte Communale soit pérenne et ne soit pas remise en cause à chaque législature. Pour cela, il fallait qu’elle vienne principalement de la base. 

Comme un des objectifs du coaching était de créer du lien entre les différents niveaux de pouvoir, nous leur avons proposé de quand même choisir 1 des 4 valeurs.  


L’étape 3 : Un coaching efficace d’½ journée avec plus de 60 personnes !

Choisir 3 valeurs communes dans une organisation de plus de 60 personnes en 4 heures maximum, cela peut paraître très ambitieux. 

C’est là qu’entre en jeu la force de la meute ! Nous étions 4 coachs, Jonathan, Alexandra, Hélène et Laura, à avoir préparé la mission. Notre organisation était cadrée, le déroulé et le rôle de chacun était très clair.

Nous avions convié tous les acteurs communaux sans exception. Le groupe était donc très hétérogène avec des responsables, des ouvriers, des agents administratifs, des directeurs, etc. 

Lorsqu’ils sont arrivés, l’atmosphère était assez particulière. Ils étaient épuisés au niveau relationnel. On sentait qu’ils se demandaient pourquoi ils avaient été convoqués. En effet, ils n'avaient jamais participé à une telle activité et s'interrogeaient sur son utilité. 

L’accueil et l’introduction aux enjeux du coaching

Lors de l’arrivée, nous avons attribué à chacun, de manière aléatoire, une couleur et un chiffre.

Nous nous sommes présentés et nous avons fait une brève introduction qui expliquait le pourquoi de cette réunion. Nous avons expliqué que l’objectif était de définir ensemble 4 valeurs fondamentales de la commune et de leur attribuer des attitudes alignées.

Chacun trouve sa valeur

Comme entrée en matière, nous avons proposé un exercice d’inclusion. Nous avons invité les participants à déambuler dans la salle en silence en prenant contact visuellement avec leurs collègues. L’idée était de briser la glace et de les aider à se détendre.  

Ensuite, nous les avons invités à tourner leurs regards vers les 80 cartes que nous avions éparpillées sur le sol. Chacune de ces cartes représentait une valeur. Après quelques minutes, nous leur avons demandé de s’arrêter là où ils étaient dans la salle et de regarder plus attentivement les cartes de valeurs qui les entouraient. Chacun a pris la carte la plus proche qui lui semblait la plus importante pour la commune.


Puis, nous leur avons demandé de se regrouper selon les couleurs qu’ils avaient reçues à l’entrée. Ils ont formé 3 groupes hétérogènes.

Libérer la parole

Chaque groupe d'une vingtaine de personnes a suivi son coach dans une autre pièce. Notre première mission a été de les inviter à “vider leur sac”. Il nous semblait très important que chacun puisse exprimer ce qu’il ressentait par rapport à l’ambiance de travail. Ce qu’il reprochait et pourquoi. La consigne était claire : écouter son ou sa collègue sans intervenir.  

Le simple fait de pouvoir exprimer ses ressentis, dans une ambiance de respect et d’écoute, devant des responsables, d’autres employés ou ouvriers a libéré une partie de la tension. Ils ne se sentaient plus seuls. Ils ont remarqué que beaucoup de leurs griefs étaient partagés par d’autres à tous les niveaux de pouvoir de la commune.

Choisir 1 valeur commune au groupe

Après que chacun ait pu s’exprimer, nous avons choisi 3 personnes relais dans le groupe.

  1. Le gardien du temps et du respect de la parole
  2. Le scribe
  3. Le porte-parole

Ensuite, à tour de rôle, ils ont présenté la carte valeur choisie et pourquoi elle était importante pour la commune. Des valeurs comme “Reconnaissance”, “Respect”, “Environnement”, “Remerciement”, “Partage”, etc. ont été exposées. 

Un débat constructif s’en est suivi. Le but était de sélectionner, à l’unanimité, la valeur la plus importante pour la commune parmi toutes celles qui étaient exposées.

Lorsque le temps a été écoulé, chaque acteur pouvait se sentir en cohérence avec la valeur commune choisie.


Nous sommes alors retournés dans la salle principale pour rejoindre les autres sous-groupes.

Partager les valeurs

Lorsque tout le monde a été réuni, les 3 porte-paroles ont présenté les résultats de leurs groupes. Un coach de l’équipe de Wolfpack a expliqué la valeur “Service” choisie par le Collège.

Les 4 valeurs choisies pour la commune de La Bruyère sont :

  • Service
  • Esprit d’équipe
  • Considération
  • Partage

L'atmosphère avait complètement changé par rapport à l’accueil. Tous écoutaient les collègues s’exprimer et confirmaient l’importance de la Valeur choisie. La tension était tombée et laissait place à une ouverture. Quelque chose était en train de naître.

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Définir 4 attitudes à respecter pour chaque valeur

Ensuite, nous avons invité chacun à se regrouper en fonction du chiffre qui leur avait été attribué à l’entrée. Cela a formé 4 nouveaux sous-groupes hétérogènes. 

La mission était alors de trouver 4 attitudes qui permettraient d’être aligné et cohérent par rapport à une valeur. 

L’objectif des attitudes est de tracer un cadre concret connu de tous. Dans une organisation, ce cadre permet, entre autres, à la direction d’alerter de façon factuelle si une personne ne le respecte pas. Il permet également à chacun de connaître les règles de base pour pouvoir ajuster son attitude au groupe. 

Ici aussi, le rôle du coach est de veiller à ce que chacun s’exprime. Le coach facilite également la discussion afin d’arriver à un consensus. Il est essentiel qu’à la fin de la discussion, chacun soit en accord avec les 4 attitudes décidées.


Partager les attitudes définies et créer la charte

A la fin du temps imparti, tous les groupes ont été à nouveau rassemblés. Les porte-paroles ont relayé les attitudes choisies pour chaque valeur.

Le soulagement était palpable, à l’écoute de leurs collègues, des sourires se formaient sur les visages. Certains murmuraient “ Ah enfin ! “, satisfaits d’entendre que les choses allaient changer. 

Une charte qui reprend les 4 valeurs et leurs déclinaisons en attitudes concrètes a été établie. 

Comme elle a été créée en concertation de tous dans un esprit collaboratif, cette charte crée un engagement individuel et collectif.

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A l’issue du coaching organisationnel, un nouvel élan est initié

Ce matin-là, les 60 acteurs de la commune de La Bruyère sont arrivés remplis d’interrogations et de doutes, la tension était palpable. La plupart ne se connaissaient pas ou ne travaillaient pas ensemble, ils avaient des aprioris sur leurs fonctions réciproques. 

Au bout de 4 heures, ils sont repartis avec le sourire. Ils ont découvert qu’ils avaient beaucoup plus de points communs que de différences. Ils ont retrouvé le goût de leur mission auprès des citoyens.

Mieux encore, ils ressortent avec un document concret auquel ils adhèrent tous et auquel ils pourront se référer pour garder le cap !

Bien entendu, on n'efface pas tous les problèmes relationnels avec une charte et une seule séance de coaching mais, c’est un pas immense dans la bonne direction.

Nous continuerons d’accompagner la commune de La Bruyère pour installer le changement dans le quotidien. Comme les rameurs en aviron, le cap est clair pour tous, chacun connaît l’importance de son rôle et s’engage à respecter les valeurs communes.

Partager de l'inspiration et de la motivation au service de notre administration communale a été une expérience forte pour toute l’équipe de Wolfpack Coaching. Elle montre notre engagement à œuvrer pour créer une société plus en accord avec de hauts standards de responsabilité sociétale. 

Si, vous aussi, vous sentez des tensions dans votre entreprise ou votre organisation, contactez-nous ! Nous trouverons une solution sur-mesure pour redonner de l’élan à votre équipe.   

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